内容导读
不是所有的工作成果文档都叫报告,有的只是字符的搬运工。
报告的核心三段式
再伟大的工作,最终一般是通过成果报告来呈现。
无论是数据分析报告、审计报告、风险排查报告、监管自查报告,最核心的内容都在开头两页之后,也就是“但是”转折之后的三段式:
事实描述:言之有物
原因分析:醍醐灌顶
结论建议:行之有效
报告的四重境界
三段式看似简单,但知易行难,很多人身在其中,扑打一辈子也没有搞出啥水花。
在不经意间,随着时光的推移,年龄大了,头发少了,报告也慢慢分出了四重境界。
1.第一重:不知所云
不是所有形成的文档的都叫报告,有些文档只是字符的搬运工。
此类的报告有两种类型:
2.第二重:事实镜像
镜像(Mirroring),原意是光学里指的物体在镜面中所成之像。在IT行业,镜像是一种文件存储形式,是冗余的一种类型,一个磁盘上的数据在另一个磁盘上存在一个完全相同的副本即为镜像。
报告做到事实镜像,就是报告能基本能准确地按照清晰的逻辑组织语言,描述事实,做到言之有物。
事实讲清楚,对象读得懂。阅读者可以通过具体而充实的文字,最大可能地还原事实或者形象。
3.第三重:以终为始
以终为始(Begin with the end in mind),就是首先要搞清楚报告的目的和阅读者,然后再组织思考和分析的方向。
一方面,同一个事实,“汝之蜜糖,彼之砒霜”;另一方面,大多数时候,基于线性思维一眼看到的原因往往不是问题的原因。
在对事实或形象进行精准画像的基础上,能够以终为始,阐述事实背后的逻辑,发现问题背后的原因。
报告有了深入的思考和独到的见解,才有了灵魂,阅读者也能从文字中获得新的认知,产生新的思考,甚至有振聋发聩的收获。
4.第四重:价值创造
基于事实描述和分析思考,提出建设性的意见,或者切实可行的解决方案。
百度的毕然有个形象的类比:“之前所有的事实描述、数据分析和思考,就相当于把足球从后场传到前场,如果没有最后的射门,这些工作均失去了意义”。
将对事实的还原和分析的结论落实在可行的建议或方案上,建议不仅仅要能执行,执行效果还要可评估。
如何不断升级
1.不知所云 -> 事实镜像
这一阶段需要关注注意两个核心问题:共通空间和MECE原则(相互独立、完全穷尽)原则。
共通空间通俗地说就是报告的写作者和阅读者要有大体一致或接近的生活经验和文化背景。如果存在差异,那写作者需要向阅读者迁就,少用专业术语,多用形象的类比阐述事实,防止鸡同鸭讲情况的发生。
MECE原则(相互独立、完全穷尽)原则:一是各部分之间相互独立 (Mutually Exclusive) ,问题的细分是在同一维度上并有明确区分、不可重迭的;二是所有部分完全穷尽 (Collectively Exhaustive) 要全面、周密。通俗地说,就是要将萝卜青菜分堆理好,才能便于各有所爱。
2.事实镜像 -> 以终为始
这一阶段的关键是避免线性思维和各种逻辑错误。
比如,一看到“结算账户流水稀少”,就想到“资金被挪用”;一看到“解释”,就想到“说谎”;一看到“逾期”,就想到“人员未尽职”;一看到“应急”,就想到“越权”…… 具体参见《内控问题不能靠脑补,想补你就补!》
报告撰写者更要避免为了论证而论证,犯各种推理谬误,比如转移话题谬误(red herring fallacy)、诉诸公众谬误(Ad Populum)、诉诸感情谬误(appeal to emotion)。具体参见《“南阳水氢发动机”事件中的无效传播、无意视盲、推理谬误 》
3.以终为始 -> 价值创造
如果报告的阅读者是客户,那么对客户有价值的事就是满足客户的需求。
什么是需求?
百度公司前副总裁李靖提出过一个需求三角:需求=能力+目标物+缺乏感。
李靖的“需求三角”:
缺乏感:理想现实之差
能力:采取行动的成本
目标物:填补落差的方案
对照需求三角,可见建议和方案是否有价值的唯一判断标准就是能让高管层(1)在能力范围内调动资源,(2)推动方案落地,(3)解决自身痛点。
一方面要有换位思维,从以“我”为中心到以阅读者为中心,“攻人之恶勿太严,要思其堪受;教人之善勿过高,当使其可从。”建议或方案提的太高,超过能力范围,需求也难以满足,自然也不会有价值创造。
另一方面,建议的要求和目标的措辞要明确。什么是明确?就是执行后可以判断是否做到位,最好是可以量化评估。作为满足需求的目标物,方案必须有明确的边界和可以预见的效果,才能有效落地,填补需求。
境界的检验
要判断报告的境界是否和年龄一样与时俱进,检验的方法很简单。
如果今年你看前年写的报告会读出幼稚、看五年前的报告会暗自脸红、看十年前的报告会感到恶心,那就是在持续在四重境界间打怪升级。
反之,就可能还在不知所云中打圈,在字符的搬运路上低效忙碌,更多地可能是在一二重境界的边界假装努力。